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数字化浪潮中电子会计档案的发展和应用

随着数字化转型浪潮的风起云涌和会计资料无纸化的政策发展，会计档案顺应时代开启了电子化建设和发展的道路。电子会计档案管理不仅解决了企业传统纸质档案管理的痛点，还实现了会计档案全生命周期管理，帮助企业有效分析和利用会计档案数据资源，助力企业档案管理价值最大化。

一

政策规范加强推动

会计档案电子化建设

2015年12月，《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第79号）完善了会计档案的定义和范围，增加并明确了电子会计档案的管理要求，提高了会计档案现代化管理水平。

2020年3月，财政部、国家档案局印发《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》，围绕电子会计凭证报销入账归档的合法性、规范性，从五个方面提出具体要求，以规范电子会计凭证纸质打印件报销入账归档工作，推动实现会计凭证报销入账归档全流程电子化。

2022年4月，国家档案局发布《DA/T 94—2022电子会计档案管理规范》，规定了电子会计资料形成、收集、整理、归档和电子会计档案保管、统计、利用、鉴定、处置等工作的要求，推动企业开展电子会计档案管理活动。

二

传统会计档案管理痛点

亟待解决

传统会计档案管理采用纸质管理模式，企业报销入账等业务需要纸质会计资料传递、审阅和归档，档案在保管和利用过程中也存在问题，包括归档步骤繁杂、管理成本较高、调阅困难、利用率低、管理不规范及安全隐患大等诸多痛点。

1、归档步骤繁杂

纸质单据归档需要财务人员手工进行匹配、分册、装订，归档步骤繁琐，基本靠人工处理，自动化程度很低。

2、管理成本较高

纸质文件输出耗材成本高并且占用空间较大，长期会有高额维护成本和人工管理成本，在归档和保管过程中耗用了大量的人力、物力。

3、档案调阅困难

传统档案管理受地域限制，归档地不集中，异地档案借阅审查需要邮寄，增加档案丢失损坏风险，档案状态也无法及时获取。

4、档案利用率低

会计档案受限于纸质载体，未能充分的服务会计实践，未真正的实现会计档案信息的统一和共享。

5、电子资料管理不规范

电子发票纸质打印件作为入账归档唯一凭证是不合规的，电子发票等相关电子资料的存档管理不规范，标准不统一。

6、监管力度较弱

纸质会计资料容易被篡改伪造，且缺乏有效的监管手段，难以保证档案的真实性、完整性和安全性。

三

电子会计档案

系统建设和应用

电子会计档案系统建设包括电子会计资料的收集、整理、归档、利用、处置等，不仅需要与会计核算系统、报销系统等前端系统进行接口对接，还需要对档案的保管、利用、鉴定处置工作进行安全和合规管理。

1、档案全生命周期管理

瑆朴云电子档案系统对国家最新电子档案管理与财税政策进行了充分解读，帮助企业进行纸电混合档案或纯电子档案的规范管理，助力企业实现“业务流+数据流+实物流”的档案全生命周期管理

2、全方位采集，智能识别

电子档案系统的档案采集方式支持多样，根据电子/纸质媒介、有/无接口的不同而不同，支持不同业务场景全方位采集档案信息。

 · 系统接口采集：通过与前端系统接口对接的方式，直接获取前端系统的数据，包括凭证、科目余额表、财务报表、银行回单等。

 · 影像采集：集成手机、高拍仪、扫描仪等多种方式采集上传原始纸质档案的影像资料。

 · 本地电子文件采集：通过本地文件上传方式，上传采集电子文档文件信息。

结合OCR/NLP等技术，将采集到的档案信息智能识别，包括识别多票种发票、报销面单、业务单据等，转化成结构化信息进行存储。

3、自动分类存储，智能匹配单据关联

根据《电子会计档案管理规范》中对于电子会计档案分类原则，对采集到的会计资料进行分类存储，自动按照会计资料形式对以下类别进行归类，同时还划分了会计年度、保管期限、组织机构等。

对于纯电子、电子+实物等不同模式档案管理，电子档案系统内置编码规则，建立精准匹配管理模式，实物与电子建立双向索引，单据、影像和凭证智能匹配关联。票据、业务单据、凭证等根据发票号、业务单号、凭证号等唯一识别号互相建立索引，并按照规则匹配关联关系，自动成册，并自动检测档案完整性。

在这种模式下，实现了实物档案与电子档案的匹配，实现了凭证、单据、发票相互之间的关联，对后续档案的查询、借阅及管理工作带来了极大便利。

4、档案快速查询和借阅

根据电子会计档案系统中的结构化数据，包括单据号、组织机构、档案分类、实物状态、关键字等，快速查询检索需要的档案信息，有效降低信息查阅成本。

档案借阅分电子借阅和实物借阅，各自的流程和特点略有不同：

 · 电子借阅：电子借阅流程主要设定为申请-审批-开放档案临时借阅权限-到期自动收回权限。电子借阅可以同时借阅给多人，不受地域限制，定期自动收回借阅权限，电子借阅时带有动态水印以防泄露，可下载也可按册借阅或册内单个文件借阅。

 · 实物借阅：实物借阅流程主要设定为申请-审批-实物借出登记-实物归还登记，记录实物状态。实物借阅同时段只能借阅给一人，受地域限制，需要上下架和定期盘点以防丢失或损毁，并且只能按册借阅，不能拆册借阅。

电子档案系统保留电子文件的电子签章，并设置档案密级，配置档案背景水印和借阅模板等，充分保障电子档案的存储和借阅安全。

5、在线审计与四性检测

企业每年需要花费大量人天应对审计抽凭，穿行测试，不定期税局函调，工商法律检查等，瑆朴云电子会计档案系统依托灵活的“证据链”配置与追溯查询功能，有效应对审计抽凭，税局函调，单证备案等多场景证据链查询需求。系统支持设置多种类型会计档案，根据不同档案类型形成关联树，通过单据关联树作为“证据链”进行追溯查询，可追溯联查到其他档案，并根据多种维度、多种类型的检索方式，精准定位，实现3秒可查。

“四性检测”是指对电子档案的真实性、可用性、安全性、完整性进行检测，这是确保电子档案凭证价值、查考价值和保存价值的关键。电子档案管理系统根据国标要求可对档案归档环节、移交与接收环节、长期保存环节等不同环节进行“四性检测”并出具检测报告，检测过程及结果清晰可见，为档案的全流程管理提供重要保障。

四

电子会计档案的应用价值

在国家政策及数字经济的驱动下，电子会计档案的发展前景及应用价值明显，是向会计信息化无纸化的一大迈进。电子会计档案实现了档案归档自动化、调阅查询高效化，增加了档案管理的安全性和完整性，实现了档案管理降本增效提质，同时在电子会计档案管理过程中可以充分挖掘会计档案的数据价值，拓展会计档案在企业经营管理中的应用价值，为企业的管理发展创造价值，助力企业实现数字化转型。

来源：瑆朴云

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